CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA

Main Memory: nuestra filosofía

Nuestra conducta y principios se reflejan en la interacción de nuestro equipo con todas las personas o grupos de interés que influyen o son impactados por nuestra organización: empleados, clientes, proveedores, socios estratégicos, entidades gubernamentales, comunidades locales y accionistas.

Actuamos guiados por tres principios fundamentales:

1. Tratar a los demás con el mismo respeto que pedimos para nosotros mismos.
2. Mantener una conducta honesta y transparente en nuestra forma de trabajar y relacionarnos.
3. Cumplir rigurosamente las leyes y regulaciones aplicables.

ANEXO J 5

CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA

Introducción

Un elemento clave de un programa efectivo en materia de ética, de responsabilidad social corporativa y responsabilidad de las personas jurídicas, es la elaboración, la ubicación y la aceptación de un código de conducta completo, que establezca de manera práctica y sin ambigüedades las reglas del comportamiento esperado y obligado de todo el personal de la empresa.

“Los empleados de la empresa deben contar con este Código de Conducta, a quienes se les explica bien todo lo que se desprende de éste. Y que en casos de incumplimiento, se han de poner en práctica medidas disciplinarias eficaces que incluyan la posibilidad del despido.”

Objetivo del Código de Ética y Conducta

El Código de Ética y Conducta describe, en términos muy prácticos y claros, las normas mínimas de comportamiento requeridas de todos los empleados de la empresa. Todos ellos deberán practicar estas normas de comportamiento que servirán de guía cuando se tomen decisiones y se adopten medidas.

Para asegurar la confianza de los clientes, proveedores y público en general de la integridad de la empresa, todos los empleados respetarán y se adherirán a este Código de Ética y Conducta, que abarca generalmente los elementos claves siguientes.

Elementos clave

Cada uno de estos elementos se describe con sus pormenores más adelante en el texto, junto con algunos Apéndices que aportan luz y orientaciones específicas sobre la puesta en práctica de algunos de estos elementos en ciertos ámbitos particularmente delicados. Se obliga y exige a todos los miembros de la empresa a revisar y considerar seriamente las maneras convenientes de cumplir y contribuir a que se cumpla este Código de Ética y Conducta.

Incluso a continuar elaborándolo y aportar sugerencias con miras a abordar específicamente los temas de la integridad que evolucionan constantemente.

Los elementos claves del Código de Ética y Conducta son:

Responsabilidad personal

Reglas generales

Todos los trabajadores deben aceptar su responsabilidad personal por el cumplimiento del Código de Ética y Conducta. En particular deben:

• Realizar sus labores con honradez, cuidado, diligencia, profesionalismo, imparcialidad e integridad;
• Poner en práctica las normas éticas más estrictas a fin de mantener la certidumbre y la confianza de los clientes a los que prestan servicio, y no sólo el mínimo exigido para cumplir con los requisitos legales o de procedimiento oportunos;
• Leer y comprender el presente Código de Ética y Conducta y las consecuencias que se derivan de su incumplimiento;
• No participar en transacciones financieras que estén en conflicto con el cumplimiento escrupuloso del deber;
• No comprometerse en transacciones financieras gracias a la información de la empresa inaccesible al público, ni permitir el uso incorrecto de tal información en beneficio de cualquier interés particular;
• No solicitar o aceptar cualquier regalo o artículo de valor monetario, de parte de cualquier persona o entidad que espere o realice negocios con la empresa. Se exceptúan los llamados “reclamos publicitarios” o artículos de escaso valor unitario de carácter meramente publicitario.
• Observar y cumplir todas las disposiciones, leyes, reglamentos, decisiones e instrucciones pertinentes legales relativas al desempeño de su función en la empresa y evitar cualquier acción que pueda crear incluso la apariencia de que se están violando cualesquiera disposiciones, actos, leyes, reglamentos, decisiones o instrucciones;
• Tratar a los clientes y a proveedores de manera profesional y con cortesía;
• Desempeñarse con imparcialidad y no tratar de manera preferente a cualquier individuo u organización privada o pública;
• Evitar el derroche o el uso erróneo de los recursos de la empresa;
• Dar prueba de un empeño honesto en el cumplimiento de sus deberes de acuerdo con todas las leyes, políticas, estatutos, normas, reglamentos y de acuerdo con el Código de Ética y Conducta;
• No formar compromisos o hacer promesas de cualquier tipo sin autorización, a sabiendas, que involucren la responsabilidad de la empresa;
• No divulgar ni utilizar la información confidencial conocida durante el ejercicio de sus funciones en la empresa en beneficio propio o de otros;
• Proteger y conservar la propiedad de la empresa y utilizarla únicamente para las actividades autorizadas y licitas;
• No comprometerse con empleos o actividades exteriores, incluso la búsqueda o la negociación por un empleo, que estén en conflicto con los deberes y las responsabilidades que los empleados tienen con la empresa;
• Poner en conocimiento del responsable a cargo de la empresa cualquier acto que implique el derroche, el fraude, el abuso y la corrupción
• Cumplir de buena fe sus obligaciones como ciudadano, incluso todos los deberes en materia financiera, especialmente aquellos tales como los impuestos, que son establecidos por la ley;
• Tener un comportamiento que irradie un influjo positivo tanto sobre los clientes, y proveedores como sobre los funcionarios, de modo que su reputación y la de la empresa se vea favorecida.

Cumplimiento de la Ley

Infracciones Penales

Todos los empleados deben cumplir las leyes.

Los empleados que cometan infracciones por hechos ligados, en particular, a estupefacientes prohibidos, fraudes, el ofrecimiento o la solicitación o aceptación de sobornos serán objeto de medidas disciplinarias y denuncias, independientemente de las demás sanciones que corresponda aplicar a consecuencia de una acción penal.

Todos los empleados deben informar a la dirección de la empresa tan pronto tengan conocimiento de ello de hechos que puedan constituir delito o situaciones de riesgo de que esos hechos se pudieren producirse. Al recibir dicha información la dirección debe decidir si el empleado concernido por autoría o complicidad en esos hechos puede ser mantenido en sus funciones normales, debe ser trasladado a otras labores o suspendido en el ejercicio de sus funciones.

Los empleados no deben utilizar sus cargos ni las relaciones establecidas en el curso de sus funciones dentro de la empresa al objeto de influir de manera inapropiada o interferir o encubrir en las acciones previstas como delitos o posibles ilícitos por los funcionarios o las autoridades externas encargadas de hacer cumplir las leyes.

Quejas Contra la empresa

Es muy importante que los clientes, los proveedores y el público en general tengan total confianza en la integridad del empleado y sus funciones. En aras de mantener esa confianza se deben investigar con prontitud y objetividad las sospechas y las quejas contra la empresa

Imputaciones Iniciadas Internamente

Si los empleados estimasen que un superior o un colega les están exigiendo actuar durante el desempeño de sus funciones en forma ilegal, inapropiada, inmoral; o que de alguna manera infrinja el Código de Ética y Conducta, tienen la obligación de informar del asunto la dirección de la empresa o a la jefatura de su departamento o sección de la empresa, según sea el caso.

Los empleados están obligados a este propósito y gozaran de las protecciones apropiadas que permitan tales acciones. A este respecto, los mecanismos de información existen, y están libres de cualquier influencia indebida.

Los directivos superiores adoptaran medidas eficaces para investigar seriamente todas esas quejas. En algunos casos, particularmente cuando se hagan imputaciones contra superiores, puede ser necesario encargarle la investigación a un organismo externo a la empresa. En aras de la imparcialidad, ninguna persona del círculo cercano al empleado o que trabaje con él debe participar en la investigación.

El comportamiento contradictorio con este Código de Ética y Conducta no se considera aceptable. Un comportamiento de ese tipo dará lugar a medidas disciplinarias que lleguen hasta (e incluyan) el despido, de acuerdo con las directrices, las políticas y los procedimientos disciplinarios de la empresa.

Relaciones con el cliente, el proveedor y público en general

Todos esperan que sus tratos con los empleados de la empresa se establezcan en un marco de integridad, cortesía, imparcialidad, honradez y profesionalismo. A efectos de mantener un servicio de gran calidad, todos los empleados deben observar los mayores niveles de honradez, imparcialidad, reputación y conducta de modo que se asegure el desempeño correcto del servicio y se mantenga la certidumbre y la confianza por parte de los clientes, proveedores y público en general.

De acuerdo con las directrices, las políticas y los procedimientos disciplinarios de la empresa los empleados no podrán participar en ningún tipo de prácticas discriminatorias con base en la raza, el origen nacional o étnico, la religión, la edad, la orientación sexual, la invalidez o cualquier otra práctica discriminatoria.

Actividades de Promoción en Nombre de Otras Empresas

Es esencial que los tratos de los empleados con el público, los clientes y proveedores mantengan un carácter imparcial, y que eviten incluso la impresión de que se favorece a un cliente en detrimento de otro. Los empleados no utilizarán ni permitirán el uso de su cargo, o de ninguna facultad asociada a su cargo en la empresa, de cualquier manera que se preste a la interpretación de que la empresa para la cual trabaja respalda sus actividades personales o las de terceros; o avala cualquier producto, servicio de otra empresa.

Divulgación del Nombre – (Uso de Distintivos con el Nombre)

El público en general tiene el derecho de saber con quién está tratando. Por tanto, se obliga que todos los empleados se identifiquen como corresponde tanto por correspondencia, como por teléfono. Además, los empleados que entren en contacto con el público, clientes o proveedores durante el curso de su trabajo deben indicar siempre su nombre

Seguridad

Los empleados siempre deben considerar prioritaria su propia seguridad y la seguridad de su empresa en el ejercicio de sus funciones. Si se diera el caso de una situación en la que fuera posible la detección o suposición de algún ilícito debe informar de inmediato a la dirección superior acerca de una acción de estas características tan pronto como las condiciones de seguridad lo permitan.

Tratos con el Medio Empresarial

El medio empresarial debe estar en conocimiento de las normas éticas que práctica la empresa y deben asegurarse de que sus propias prácticas no ejerzan presión sobre los empleados para que se aparten de estas normas. Por lo que deberán informar de inmediato por escrito a la empresa acerca de cualquier intento por parte de cualquier miembro del personal de ofrecer incentivos u otros beneficios a cambio de favores o trato especial.

Regalos, recompensas, hospitalidad y descuentos

Regalos y Hospitalidad

Las funciones de nuestros empleados a menudo lo ponen en contacto con personas y organizaciones que hacen negocios, o que lo intentan, con empresas y funcionarios de otros países. Si bien es importante mantener contactos con entidades externas, es vital que se tenga la percepción de que los funcionarios y los empresarios deberían ser ajenos a cualquier forma de soborno o corrupción. El ofrecimiento de regalos y/u otras ventajas a un funcionario o empresario por parte de nuestros empleados u organización puede ser, o puede ser visto, como una tentativa de nuestra parte de influir en una decisión que se espera o se requiere de un funcionario o empresario. Por lo tanto, en tales situaciones la oferta o entrega de regalos es improcedente.

Se obliga a los empleados a aplicar los criterios adecuados que permitan evitar situaciones de conflicto verdadero o percibido como tal. En el supuesto de hacerlo como cortesía, deben manejar los criterios siguientes respecto de los regalos, hospitalidad y otras ventajas, e interpretarlos en el marco de todo el contexto de este código.

El envío de regalos se debe regular claramente y será permitida solamente si:

• Son de un valor mínimo o modesto;
• Si se encuadra dentro de las normas corrientes de cortesía, hospitalidad o protocolo;
• Si no compromete ni parece compromete de cualquier manera la integridad de la empresa o de su organización.

Personal Involucrado en las Adquisiciones

El personal involucrado en las adquisiciones debe prestar atención especial con miras a no infringir las normas y salvaguardias vigentes ni comportarse de manera que los haga objeto de acusaciones de prácticas desleales en materia de adquisiciones. Por tanto, el personal no debe aceptar, en ninguna circunstancia, regalos u hospitalidad de parte de proveedores actuales o posibles.

Beneficios Fortuitos Obtenidos como Resultado de los Bienes y Servicios Comprados

Muchas organizaciones comerciales ofrecen regalos a todos los que usan sus servicios. En lo posible, todos los beneficios fortuitos, los debe aprovechar únicamente la organización y en ninguna circunstancia los empleados individuales podrán aprovecharse de dichos beneficios para el uso personal más allá de los parámetros establecidos.

Concesiones y Descuentos Ofrecidos a los Miembros de la empresa

Cuando los clientes o proveedores ofrecen descuentos sobre sus mercancías o servicios a todo el personal o a una cantidad importante del mismo, y siempre que el ofrecimiento se haya hecho en base del poder adquisitivo del personal como individuos, los funcionarios de alto nivel competentes pueden aprobar la aceptación por parte de los empleados de tales beneficios en materia de descuentos. Sin embargo, se debe prestar atención especial a fin de evitar la posibilidad de que se sospeche que cualquier beneficio privado obtenido podría influir en la adjudicación de un contrato o en la adopción de una decisión por parte del empleado. Además, en tales casos se deben emplear como corresponde las prácticas estrictas de la empresa en materia de rendición de cuentas. Por lo tanto, solo la empresa debe negociar con las organizaciones con las cuales tiene relaciones oficiales, los ofrecimientos en materia de descuentos y otras ventajas similares.

Contratos de Empleo Exteriores

Cuando las leyes o directrices legales no prohíban el empleo externo como la impartición de cursos, los empleados que deseen desempeñarse en un empleo externo deberán obtener el permiso por escrito y con anterioridad de su jefatura designada al efecto. Al discutir esto con la jefatura superior, los empleados deberán asegurar que tal empleo no creará un conflicto de intereses, o la apariencia de un conflicto de intereses, ni afectará negativamente al desempeño de las funciones en la empresa. Todo trabajo externo deberá realizarse fuera del horario de trabajo oficial y sin servirse de la propiedad o los recursos de la empresa.

Empleos luego de dejar la empresa

Los empleados que abandonan y renuncian sus funciones deben limitar sus comunicaciones en nombre de los terceros con quienes el ex empleado pudo haber tenido contacto cuando era empleado de la empresa. Las informaciones confidenciales de las que tuvo conocimiento cuando trabajaba para la empresa no se deben divulgar o referir a entidades fuera del ámbito de nuestra empresa.

Además, en el momento en que ingresa, se firma un acuerdo contractual que prohíbe el uso o la divulgación de cualquier información confidencial o secreta de la que tengan conocimiento en el ejercicio de sus labores en la empresa que está regulado por las leyes y normativa española, así como las que dimanen de la Unión Europea y de las comunidades autónomas en relación con protección de datos de carácter personal, propiedad intelectual, competencia desleal

Conducta en cuestiones de dinero

Reglas Generales

Los empleados deben satisfacer todas las obligaciones financieras legítimas, especialmente las que sean impuestas por la ley, incluso el pago de sus impuestos.

Transacciones Financieras Privadas

Se insta a los empleados a no efectuar transacciones financieras privadas entre los clientes y proveedores o personas o empresas relacionadas con estos, y están estrictamente prohibidas.

Confidencialidad y uso de la información

Todos los empleados tienen la obligación de no dar a conocer (si no tienen la autorización correspondiente ni un objetivo legal) ninguna información de la que hayan tenido conocimiento en el curso de sus funciones en la empresa, tales como la información interna y/o la información delicada de los sistemas automatizados relacionada con la observancia de la ley. La información comprende cualquier información que el empleado conozca a causa de sus funciones, información que el empleado sabe o razonablemente debe saber, que no se ha puesto a disposición del público en general. Esta regla se extiende a todos los documentos, expedientes e información almacenada en papel o electrónicamente. Asimismo, se exige de los empleados que protejan los datos privados de las personas y las empresas durante los trámites y gestiones.

Entre los ejemplos del uso erróneo de la información oficial se encuentran los siguientes:

• Proporcionar información a alguien que no posee la facultad legal que le permita recibir tal información;
• Hacer uso de la información en provecho propio o privado;
• Aprovecharse de una persona en base de la información conocida mediante la consulta de expedientes o documentaciones confidenciales o no de la empresa.

Está prohibido participar en cualquiera de las actividades mencionadas y ello puede llevar a medidas disciplinarias y/o a un proceso judicial.

Uso de la propiedad y los servicios

Reglas Generales

A menos que se autorice específica y razonablemente, se prohíbe el uso de los recursos y la propiedad de la empresa, así como los servicios pagados con fondos de la empresa en provecho propio monetario u de otro tipo. Tales recursos comprenden:

• Locales (incluso teléfonos, fotocopiadoras, equipos y material de oficina);
• Vehículos, embarcaciones, maquinaria y equipos;
• Ordenadores y componentes lógicos;
• Artículos de escritorio;
• Sellos y servicios postales (de todo tipo).

 

Acceso y Uso de la Red Electrónica

Los empleados que tienen acceso a los sistemas informáticos, equipo o software de la empresa, o los usan, deben hacer todo lo posible para protegerlos contra cualquier amenaza que se plantee a la seguridad de la información.

Los sistemas informáticos de la empresa a los que los empleados tienen acceso gracias al software, equipo, Internet, intranet o el correo electrónico de la red de la empresa, están destinados a finalidades propias de las funciones autorizadas y comunicadas oportunamente.

El uso personal limitado de Internet, de la intranet y del correo electrónico será permitido siempre que se realice de conformidad con toda la legislación, las políticas y directrices relacionadas y no afecte a la productividad del empleado o a la de sus colegas y compañeros.

Entre los ejemplos del uso personal limitado aceptable se cuentan las actividades profesionales, el desarrollo de alguna carrera o cursos y la lectura o redacción de correos electrónicos breves después del horario de trabajo o durante los descansos.

Los ejemplos de conducta inapropiada relacionados con el uso de las redes electrónicas oficiales incluyen:

• A sabiendas, mirar, descargar, poseer o distribuir imágenes o material pornográfico;
• Transmitir imágenes, material o correos electrónicos que contengan un lenguaje ofensivo o comentarios inadecuados;
• Infracción de los derechos reservados;
• Interferir e intentar sortear los mecanismos de seguridad de las redes electrónicas.

Los empleados autorizados pueden tener acceso a sitios reservados cuando efectúen investigaciones autorizadas o cuando investiguen y desarrollen el material de formación aprobado.

Entorno de trabajo

Principios Generales

Todos los empleados tienen derecho a gozar de un entorno de trabajo sano y seguro, exento de discriminación y acoso en el cual puedan alcanzar los objetivos individuales así como los de la empresa. Un buen ambiente de trabajo debe reunir las condiciones siguientes:

• Ser justo y equitativo;
• Ser seguro y presta apoyo;
• Estar exento de alcohol y drogas;
• Estar exento de acoso y discriminación;
• Respetar las diferencias individuales y la diversidad cultural;
• Informar lealmente al empleado sobre la valoración que se hace de su trabajo así como también sobre las oportunidades de perfeccionamiento a su alcance;
• Apoyar la participación del personal en el procedimiento de adopción de

Normas en materia de vestimenta

La vestimenta y apariencia de todos los empleados debe reflejar una imagen profesional. La apariencia de los empleados puede influir sobre la percepción del público y las prácticas laborales. En todo momento la vestimenta debe adecuarse a las obligaciones y normas generales establecidas y debe conservarse prolija, limpia y ordenada.

Es particularmente importante que los empleados presenten una imagen profesional. Quien haya recibido un uniforme de trabajo o de seguridad, debe cumplir las directrices pertinentes cuando lo use y se encargará de mantenerlo limpio y ordenado. Toda alteración o reparación que sea necesaria debe efectuarse con diligencia Cuando se considere respecto de cualquier uniforme que se ha vuelto inadecuado para la función, se debe dejar de usarlo de inmediato y deshacerse del mismo según las normas previstas. Los empleados uniformados se presentarán y permanecerán con el uniforme asignado en su lugar de trabajo y deberes, a menos que cuenten con otro tipo de autorización.

La empresa se reserva el derecho de recomendar y solicitar, que la imagen que ofrezca su personal en los lugares y horarios de trabajo, no tengan ningún tipo de identificación que denote, la pertenencia religiosa, ideología, nacionalidades extranjeras, políticas o de índole deportivas.

Responsabilidad en materia de Prevención de Riesgos laborales

La empresa elabora este apéndice siendo conscientes de que existen leyes que se deben seguir como la Ley de Prevención de Riesgos laborales e intenta proporcionar orientaciones específicas y concretas que reduzcan al mínimo los riesgos para su personal y contrata para ello a una empresa externa que lleva con acierto el cumplimiento de tal normativa. Esta empresa externa ha desarrollado una herramienta para ayudar a los empresarios y trabajadores a saber lo que deben hacer para prevenir los riesgos laborales y cumplir con la Ley y está a su disposición, también cuenta con un programa de información y formación permanente al que todo el personal debe adherirse y acogerse en forma obligatoria, ya que el incumplimiento comprobado será pasible de las sanciones que correspondan.

Responsabilidad en materia de Protección de Datos

La empresa siendo conscientes de que existe la LOPD y el actual RCPD (Reglamento Comunitario de Protección de Datos) que se deben cumplir, intenta proporcionar informaciones específicas y concretas que reduzcan al mínimo los riesgos de incumplimiento para su personal y la misma empresa. A tal fin contrata para ello a una empresa externa que lleva con acierto el cumplimiento de tales normativas. Incluso utilizando sus servicios como D.P.O. (Delegado de Protección de Datos).

Esta empresa externa ha desarrollado una herramienta para ayudar a la empresa y sus trabajadores a saber lo que deben hacer para prevenir los riesgos de incumplimientos y cumplir con la Ley y el mencionado Reglamento, está información a disposición de todo el personal, que también cuenta con un sistema de comunicación e información interna y de formación si así se requiriere.

Resumen

Los clientes, proveedores y público en general, tienen derecho a esperar que todos los empleados de la empresa sean honestos, imparciales y profesionales. En aras de mantener la confianza de los mencionados, es pues muy importante que los empleados respeten las normas más exigentes de integridad y conducta.

Para reforzar lo que se afirmó en la introducción a este Código, un elemento clave de todo programa de integridad debe ser la elaboración, publicación y pronta aplicación de este Código de Ética y Conducta completo que establezca en términos muy claros y prácticos las normas de conducta que se esperan de todos los empleados de la empresa.

Para cumplir plenamente con este código, los empleados deben:

• Realizar sus labores con cuidado, diligencia, profesionalismo e integridad;
• Tratar de poner en práctica las normas éticas más estrictas;
• Comportarse en todo momento de manera que se fortalezca la reputación de la empresa;
• Comportarse de forma coherente con el Código de Ética y Conducta;
• Apoyar y animar a los demás a cumplir con el Código de Ética y Conducta;
• Informar acerca de cualquier comportamiento que sea contrario al Código de Ética y Conducta

Además, todos los superiores jerárquicos y jefes tienen que desempeñar un papel particularmente importante y deben:

• Adherir estrictamente al Código de Ética y Conducta, de modo de dar el ejemplo;
• Asegurarse de que el personal se compenetre de la legislación pertinente, las normas requeridas, y los procedimientos y las instrucciones de la empresa;
• Tratar a los empleados con imparcialidad y buena fe;
• Aplicar el Código de Ética y Conducta de una manera objetiva; y adoptar las medidas apropiadas cuando los empleados incumplan las normas requeridas o demuestren un comportamiento que parezca contradictorio con el Código de Ética y Conducta.